ক্রেতার বাকির হিসাব রাখবেন যেভাবে — কার কাছে কত পাওনা, কীভাবে ট্র্যাক করবেন

বাংলাদেশের বেশিরভাগ ছোট দোকানে বাকি দেওয়া মানেই একটা ঝুঁকি। কারণ বাকিটা কাগজে লেখা থাকে — আর কাগজ হারায়, ছেঁড়ে, কিংবা ক্রেতা বলেন "দিয়ে দিয়েছি তো।"

ডিজিটাল বাকির খাতা এই সমস্যার সরাসরি সমাধান দেয়। প্রতিটা বাকির তারিখ, পরিমাণ আর আদায়ের ইতিহাস ফোনে থাকলে তর্কের সুযোগ থাকে না।

কাগজের খাতায় বাকি রাখার তিনটা বড় সমস্যা

প্রমাণ নেই। কতটাকা বাকি আছে সেটা শুধু আপনার কাছে থাকে। ক্রেতা অস্বীকার করলে প্রমাণ দেওয়ার উপায় নেই।

রিমাইন্ডার দেওয়া কঠিন। কে কত বাকি দিয়েছেন, কবে দিয়েছেন, কতদিন হলো — এই তথ্য ম্যানুয়ালি বের করতে পুরো খাতা পড়তে হয়। বেশিরভাগ দোকানদার এই ঝামেলা এড়াতে গিয়ে রিমাইন্ডার দেনই না।

পুরনো বাকি জমে যায়। কতদিনের বাকি কত টাকা সেটার একটা এজিং রিপোর্ট না থাকলে কোন বাকিটা জরুরি ভিত্তিতে আদায় করতে হবে সেটা বোঝার উপায় নেই।

ডিজিটাল বাকির খাতায় কী থাকে

প্রতি ক্রেতার হিসাব

প্রতিটা ক্রেতার নামে একটা লেজার — কবে কত বাকি দিলেন, কবে কত শোধ করলেন, এখন কত বাকি আছে। রসিদ ডাউনলোড করে হোয়াটসঅ্যাপে পাঠানো যায়।

বয়স অনুযায়ী বাকির তালিকা (Aging Report)

৭ দিনের মধ্যের বাকি, ৭-৩০ দিনের, ৩০-৯০ দিনের আর ৯০ দিনের বেশি — এভাবে ভাগ করা থাকলে কোনটায় আগে মনোযোগ দিতে হবে বোঝা যায়।

এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপ রিমাইন্ডার

ক্রেতার নম্বরে সরাসরি রিমাইন্ডার পাঠানোর সুবিধা থাকলে সংগ্রহ না করলেও বাকি ভুলে যাওয়ার সুযোগ কমে যায়।

বাকি দেওয়ার নীতি ঠিক করুন

সফটওয়্যার ব্যবহার শুরু করার আগে নিজের বাকির নীতি ঠিক করুন:

• সর্বোচ্চ সীমা: একজন ক্রেতাকে কত পর্যন্ত বাকি দেবেন?
• মেয়াদ: বাকি সর্বোচ্চ কতদিনে পরিশোধ করতে হবে?
• নতুন বাকির শর্ত: পুরনো বাকি না মেটালে নতুন বাকি দেবেন না — এটা সিস্টেমে সেট করা গেলে ভুলের সুযোগ নেই।

বেশিরভাগ সফটওয়্যারে ক্রেতা-ভিত্তিক ক্রেডিট লিমিট সেট করা যায়। এই লিমিট পার হলে নতুন বিক্রিতে বাকি দেওয়া ব্লক হয়।

বাকির টাকা আদায়ের হার কীভাবে বাড়ানো যায়

গবেষণা বলে, বাকি যত পুরনো হয়, আদায়ের সম্ভাবনা তত কমে। প্রথম ৩০ দিনের মধ্যে রিমাইন্ডার না দিলে পরে আদায় অনেক কঠিন হয়।

কার্যকর পদ্ধতি: ১. বাকির ৭ দিনের মাথায় একটা বন্ধুত্বপূর্ণ রিমাইন্ডার পাঠান ২. ১৫ দিনে দোকানে এসে আলোচনা করুন ৩. ৩০ দিনের পর নতুন বাকি বন্ধ রাখুন

এই তিনটা ধাপ মেনে চললে বেশিরভাগ বাকি প্রথম মাসেই ফেরত আসে।

মাস শেষে কী দেখবেন

• মোট বকেয়া কত?
• এ মাসে কত বাকি দেওয়া হয়েছে এবং কত আদায় হয়েছে?
• সবচেয়ে বেশি বাকির পাঁচজন ক্রেতা কে?

এই তিনটা সংখ্যা নিয়মিত দেখলেই বোঝা যায় বাকির পরিস্থিতি উন্নতি হচ্ছে কি না।

Baki.bd-এ বাকির হিসাব রাখুন — প্রতি ক্রেতার লেজার, এজিং রিপোর্ট আর হোয়াটসঅ্যাপ রিমাইন্ডার একসাথে। ফ্রিতে শুরু করুন।