যখন খুশি নিজের তথ্য বের করে নেওয়া

আপনার তথ্য আপনার। যেকোনো দিন, কাউকে না জিজ্ঞেস করে, পুরোটা নামিয়ে নিতে পারেন।

যেভাবে নামাবেন

ওয়ার্কস্পেসের বিলিং স্ক্রিনে যান, আর তথ্য নামানোর বোতামে চাপ দিন। একটা সংকুচিত ফাইল নামবে, তার ভেতরে একগাদা তালিকা-ফাইল — প্রতিটি আলাদা, নাম দেখলেই বোঝা যায় কোনটা কী।

ভেতরে যা পাবেন: বিক্রি আর বিলের প্রতিটি লাইন, ক্রেতা ও তাঁদের বাকির হিসাব, পণ্য আর স্টক, কেনা আর সরবরাহকারী, খরচ, দিন শেষের হিসাব, আর কর্মীদের কাজের তালিকা।

ফাইলগুলো সাধারণ তালিকা-ফাইল, কোনো বিশেষ ধরনের নয়। এক্সেলে খুলবে, গুগল শিটে খুলবে, আপনার হিসাবরক্ষকের সফটওয়্যারেও খুলবে।

মেয়াদ শেষ হয়ে গেলেও

হ্যাঁ, তখনও কাজ করে। ইচ্ছে করেই এভাবে বানানো। যে দোকান টাকা দেওয়া বন্ধ করে দিয়েছে, সে যদি নিজের হিসাবটাই বের করতে না পারে, তাহলে "আপনার তথ্য আপনারই থাকে" কথাটা কেবল একটা বাক্য হয়ে যায়, প্রতিশ্রুতি থাকে না।

কখন নামাবেন

• মাসে একবার। আপনার নিজের ব্যাকআপ। ফাইলটা নিজের ফোনে বা কম্পিউটারে রেখে দিন।
• বছর শেষে। হিসাবরক্ষক বা আয়কর দাখিলের সময় পুরো বছরটা এক জায়গায় লাগে।
• বড় কিছু বদলানোর আগে। অ্যাপ্লিকেশন বদলাচ্ছেন, শাখা ভাগ করছেন, কর্মী বদলাচ্ছেন — আগে একটা নামিয়ে রাখুন। কিছু লাগবে না বলেই ভরসা, কিন্তু লাগলে হাতের কাছে থাকে।

নামানোর পর যা করবেন

ফাইলটা এমন জায়গায় রাখুন যেটা দোকানের কম্পিউটার নয়। দোকানের যন্ত্র হারায়, নষ্ট হয়, চুরি যায় — আর তখন ব্যাকআপটাও একসঙ্গেই যায়। নিজের ফোন, ই-মেইল, বা যেকোনো নেটওয়ার্ক-জমা — যেটাই হোক, দোকানের বাইরে হলেই হলো।