কর্মী যোগ করা, আর কে কোন স্ক্রিন পর্যন্ত যাবেন

দোকানের প্রত্যেকের নিজের লগইন থাকা দরকার। নিজের লগইন কর্মচারীর সঙ্গে ভাগ করবেন না — একটাই নাম দিয়ে সবাই ঢুকলে কে কী করেছে তা আর কোনোদিন আলাদা করা যায় না, আর দোকানের সব কিছুই সবার হাতের নাগালে চলে যায়।

কাউকে যোগ করা

ওয়ার্কস্পেসের দল বা কর্মীর স্ক্রিন থেকে আমন্ত্রণ পাঠান। শুধু নাম, নম্বর আর একটা ভূমিকা লাগে। তিনি একটা লিংক পাবেন, নিজের পাসওয়ার্ড নিজে বসাবেন — আপনার কাউকে পাসওয়ার্ড দিতে হবে না, জানারও দরকার নেই।

ভূমিকাগুলো

• মালিক — সব কিছু। টাকা, রিপোর্ট, বিলিং, কর্মী যোগ-বিয়োগ। যাঁর টাকা, শুধু তাঁর জন্য।
• ব্যবস্থাপক — দোকান চালানোর সব কিছু। বিক্রি, স্টক, কেনা, বাকি, রিপোর্ট। বিলিং আর কর্মীর অংশটা বাদ।
• বিক্রয়কর্মী — কাউন্টার, ক্রেতা আর নিজের দিনের হিসাব। মোট লাভ, কেনা দাম বা মালিকের রিপোর্ট নয়।
• হিসাবরক্ষক — টাকা, খরচ, ভ্যাট আর রিপোর্ট। বিক্রির স্ক্রিনে হাত দেওয়ার দরকার নেই।

সন্দেহ হলে কম দিয়ে শুরু করুন। কারও কিছু দরকার হলে তিনি বলবেন, আর তখন বাড়িয়ে দেওয়া এক মিনিটের কাজ। উল্টোটা — সবাইকে সব দিয়ে রাখা — যেদিন সমস্যা হয় সেদিন আর ফেরানো যায় না।

কেনা দামের ব্যাপারটা

বিক্রয়কর্মীর ভূমিকায় কেনা দাম আর লাভের অঙ্ক দেখা যায় না, ইচ্ছে করেই। বেশিরভাগ দোকানের মালিক চান না কোন মাল কত টাকায় কেনা তা কাউন্টারের সবাই জানুক। কাউকে দেখাতে চাইলে ব্যবস্থাপক করে দিন।

কে কী করেছে

কর্মীদের কাজের স্ক্রিনে সব লেখা থাকে — কে কোন বিল কেটেছেন, কে দাম বদলেছেন, কে ফেরত দিয়েছেন, কে দিন বন্ধ করেছেন। কাউকে সন্দেহ করার জন্য নয়; সাধারণত এটা কাজে লাগে অন্যভাবে — "এই বিলটা কে কেটেছিল, একটু জিজ্ঞেস করি" — যা প্রতিদিনের কাজ।

দাম বদলানো আর ফেরত দেওয়া — এই দুটোই বিশেষভাবে দেখার মতো, কারণ দোকানের টাকা সাধারণত এই দুই পথেই নিঃশব্দে বেরোয়।

কেউ চলে গেলে

তাঁর অ্যাকাউন্ট মুছবেন না — বন্ধ করে দিন। মুছে ফেললে তাঁর কাটা প্রতিটি বিলের সঙ্গে জোড়া নামটাও চলে যায়, আর ছয় মাস পর কোনো পুরনো বিল খুললে ওখানে কেউ থাকে না। বন্ধ করে দিলে তিনি আর ঢুকতে পারবেন না, অথচ ইতিহাসটা অক্ষত থাকবে।

কাজটা তাঁর শেষ দিনেই করুন, পরের সপ্তাহে নয়।