রিপোর্ট পড়া — মাসে একবার, দশ মিনিটে

রিপোর্টের স্ক্রিনে অনেকগুলো রিপোর্ট আছে, আর বেশিরভাগ মালিক একটাও খোলেন না — কোনটা দিয়ে শুরু করবেন তা জানা না থাকলে সবগুলোই সমান ভীতিকর দেখায়।

আসলে মাসে একবার তিনটে দেখলেই যথেষ্ট। দশ মিনিট লাগে।

এক — মাসের পর্যালোচনা

গত মাসটা এক পাতায়। বিক্রি, লাভ, খরচ, আদায় — আর তার আগের মাসের সঙ্গে তুলনা।

তুলনার অংশটাই আসল। একা একটা মাসের সংখ্যা কিছুই বলে না; গত মাসের চেয়ে বেড়েছে না কমেছে, সেটাই বলে।

দুই — কোন পণ্য কী করছে

পণ্যগুলোকে তিন ভাগে ভাগ করা থাকে, তারা কত টাকা এনেছে তার হিসাবে:

• প্রথম দল — অল্প কয়েকটা পণ্য, যারা বেশিরভাগ টাকা আনে। বেশিরভাগ দোকানে ২০% পণ্য ৮০% টাকা আনে।
• দ্বিতীয় দল — মাঝারি।
• তৃতীয় দল — অনেক পণ্য, সামান্য টাকা।

কী করবেন এই তালিকা দিয়ে:

প্রথম দলের কিছু যেন কখনও শেষ না হয়। এই কয়েকটা পণ্যের একটা তাকে না থাকা মানে দিনের বিক্রিতে সরাসরি কোপ। এদের সতর্কসীমা একটু উঁচুতে বাঁধুন।

তৃতীয় দলটা ভালো করে দেখুন। যেসব পণ্য মাসের পর মাস তাকে বসে আছে, সেগুলো আসলে তাক দখল করে রাখা টাকা। ছাড় দিয়ে বের করে দিন, আর ওই টাকাটা প্রথম দলে লাগান।

সাবধান: কিছু কম-বিক্রির পণ্য ইচ্ছে করেই রাখতে হয় — মানুষ ওইটার জন্য দোকানে আসেন, আর এসে অন্য জিনিস কেনেন। তালিকা দেখে চোখ বুজে বাদ দেবেন না।

তিন — বাকির বয়স

কার কাছে কত পাওনা, আর কতদিনের। এটা বাকির খাতার গাইডে বিস্তারিত আছে, কিন্তু মাসের পর্যালোচনার সঙ্গেই দেখে নেওয়া ভালো — কারণ কাগজে লাভ দেখানো একটা মাস, যার পুরো লাভটাই বাকিতে আটকে আছে, আসলে ভালো মাস নয়।

যেসব রিপোর্ট এখনই দরকার নেই

বাকিগুলো সত্যিকারের কাজে লাগে, কিন্তু সেই কাজ যখন সামনে আসবে তখনই লাগবে — কর্মীর কাজের তালিকা লাগে যখন কিছু নিয়ে সন্দেহ হয়, ভ্যাটের রিপোর্ট লাগে মাসের দাখিলপত্রে। আগে থেকে খুলে বসার দরকার নেই।

একটা অভ্যাস

মাসের প্রথম কোনো এক সকালে দশ মিনিট রাখুন। দোকান খোলার আগে, চায়ের সঙ্গে। রিপোর্ট বছরে দুবার দেখলে যা যা ঠিক করা যেত, তার সময় ততদিনে পেরিয়ে যায়।