কখন কী অর্ডার দেবেন

তাক খালি হয়ে যাওয়ার খবর ক্রেতার মুখে শোনার চেয়ে খারাপ কিছু নেই — ওই বিক্রিটা তো যায়ই, ক্রেতাও শিখে যান যে জিনিসটা আপনার কাছে সবসময় পাওয়া যায় না।

সতর্কসীমা

প্রতিটি পণ্যে একটা সীমা বসানো যায়। স্টক ওই সীমার নিচে নামলে পণ্যটা কম স্টকের তালিকায় চলে আসে।

সীমা বাঁধার নিয়মটা সোজা:

সীমা = মাল আসতে যত দিন লাগে × দিনে যত বিক্রি হয়

সাবান দিনে ৫টা বিক্রি হয়, আর সরবরাহকারীর আসতে ৩ দিন লাগে — সীমা ১৫। এর নিচে নামলে অর্ডার দেওয়ার সময় হয়ে গেছে।

ব্যস্ত মাসে বা যেসব পণ্য ছাড়া দোকান চলে না, তাদের জন্য এর সঙ্গে কয়েক দিন যোগ করে রাখুন।

সব পণ্যে সীমা বসাতে যাবেন না। যেগুলো সবচেয়ে বেশি টাকা আনে, সেই পঞ্চাশটা দিয়ে শুরু করুন — রিপোর্টের প্রথম দলটাই সেই তালিকা। বাকিগুলোর সীমা যখন দরকার পড়বে তখন বসাবেন।

পথে থাকা মাল

অর্ডার দেওয়া মাল যদি এখনও পথে থাকে, রি-অর্ডারের তালিকা সেটা গুনে নেয়। তাই একই জিনিস দুবার অর্ডার করতে বলা হয় না।

এইজন্যই অর্ডারগুলো সিস্টেমে তোলা কাজে দেয়। ফোনে অর্ডার দিয়ে না তুললে তালিকা ভাববে মাল আসছে না, আর আপনাকে আবার অর্ডার দিতে বলবে — এভাবেই দ্বিগুণ মাল এসে যায়।

স্টক গোনা

সিস্টেমের স্টক আর তাকের স্টক ধীরে ধীরে আলাদা হয়ে যায়। ভাঙে, হারায়, বিল ছাড়া বিক্রি হয়, চালান ভুল ওঠে। এটা সব দোকানেই হয়।

স্টক গোনার স্ক্রিনটা এই ফাঁকটা মেলানোর জন্য। যা গুনে পেলেন তাই বসান, আর সিস্টেম পার্থক্যটা লিখে রাখে — যাতে পরে দেখা যায় কোথায় কতটা গেল।

পুরো দোকান একদিনে গুনতে যাবেন না। ওতে দোকান বন্ধ রাখতে হয়, আর তবু ভুল হয়। বদলে ভাগ করে গুনুন — প্রতি সপ্তাহে এক তাক, নয়তো প্রতি মাসে সবচেয়ে দামি পণ্যগুলো। যেসব জিনিস দামি বা সহজে হারায়, সেগুলো ঘন ঘন; বাকিগুলো কালেভদ্রে।

যেসব সংখ্যা দেখলে কিছু গোলমাল আছে

• স্টক শূন্যের নিচে। মানে বিক্রি উঠেছে অথচ কেনা ওঠেনি — কোনো চালান তোলা হয়নি।
• যে পণ্য কখনও শেষ হয় না। হয় সীমাটা অনেক উঁচুতে বাঁধা, নয়তো ওই মাল আসলে বিক্রিই হচ্ছে না।
• যে পণ্য প্রতি মাসেই শেষ হয়ে যায়। সীমা বাড়ান, নয়তো একবারে বেশি করে আনুন।