মাল কেনা তোলা, আর সরবরাহকারীর হিসাব

দোকানে মাল ঢোকা মানে শুধু তাক ভরা নয়। একটা চালান তুললে একসঙ্গে তিনটে জিনিস ঠিক হয় — স্টক বাড়ে, কেনা দাম নতুন হয়, আর সরবরাহকারীর কাছে আপনার দেনাটা লেখা হয়।

তাই মাল হাতে এলে চালানটা তুলুন। স্টক হাতে বাড়িয়ে দিলে বাকি দুটো কখনও ঠিক হয় না।

একটা চালান তোলা

কেনার স্ক্রিনে নতুন চালান দিন। যা লাগে:

1. সরবরাহকারী — কার কাছ থেকে এসেছে। নতুন হলে ওখান থেকেই যোগ করে নিন।
2. চালানের নম্বর ও তারিখ — কাগজে যা লেখা আছে। পরে মেলাতে গেলে এই দুটোই কাজে লাগে।
3. পণ্য, সংখ্যা আর কেনা দাম — প্রতিটি লাইনে।
4. কত দিলেন — পুরোটা, কিছুটা, বা কিছুই না।

জমা দিলে স্টক নিজে থেকে বেড়ে যাবে।

কেনা দামের কথাটা

চালানে যে দাম বসাবেন, সেটাই ওই পণ্যের নতুন কেনা দাম হয়ে যায়। এইখানেই লাভের হিসাবটা তৈরি হয় — তাই দামটা ঠিকঠাক বসান, আন্দাজে নয়।

একটা পণ্য দুই দামে দুবার কিনলে সিস্টেম গড় করে নেয়, পরিমাণ ধরে। ১০০ টাকায় ১০টা আর ১২০ টাকায় ১০টা কিনলে ওই পণ্যের কেনা দাম দাঁড়ায় ১১০ — যা বাস্তবে আপনার আসল খরচই।

পরিবহন খরচ বা ওঠানামার খরচ থাকলে সেটা চালানের খরচের ঘরে বসান, দামের সঙ্গে মিশিয়ে দেবেন না — তাহলে খরচটা আলাদা করে দেখা যাবে।

সরবরাহকারীর কাছে দেনা

পুরো টাকা না দিলে বাকিটা সরবরাহকারীর নামে দেনা হিসেবে বসে যায়। এটা ঠিক ক্রেতার বাকির খাতার উল্টো পিঠ — ওখানে আপনি পাওনাদার, এখানে আপনি দেনাদার।

সরবরাহকারীর স্ক্রিনে গিয়ে দেখতে পাবেন কার কাছে কত দেনা, আর কতদিনের পুরনো। মাসে একবার এই তালিকাটা দেখুন। সরবরাহকারীর টাকা সময়মতো দেওয়াটাই পরের বার ভালো দামে মাল পাওয়ার সবচেয়ে সস্তা উপায়।

অর্ডার আর চালান আলাদা

কিছু অ্যাপ্লিকেশনে আগে থেকে অর্ডার দিয়ে রাখার ব্যবস্থা আছে। অর্ডার মানে "এই মালটা আসবে" — স্টক তখনও বাড়ে না। মাল হাতে এলে ওই অর্ডার থেকেই চালান বানিয়ে নিন, দুবার টাইপ করতে হবে না।

এর আসল লাভ রি-অর্ডারের হিসাবে: পথে থাকা মাল গোনা হয়, তাই যে জিনিস ইতিমধ্যে অর্ডার করা আছে, সেটা আবার অর্ডার করতে বলা হয় না।

ভুল চালান তুললে

চালানটা খুলে ঠিক করুন — মুছে নতুন করে তুলবেন না। মুছে ফেললে স্টকের ইতিহাসে একটা ফাঁক থেকে যায়, আর তিন মাস পর স্টক না মিললে কারণ খুঁজে পাওয়া যায় না।